Dokument- och arkivsamordnare till Karlshamn Energi

Information är en av verksamhetens viktigaste tillgångar och att hantera, bevara och tillgängliggöra den på rätt sätt kräver både kunskap och struktur. Nu söker Karlshamn Energi dig som vill ta ett samordnande ansvar för företagets arkiv och dokumenthantering. Här får du en självständig och betydelsefull roll där du kombinerar kvalificerad administration med verksamhetsstöd och möjlighet att vidareutveckla befintliga rutiner och arbetssätt. Karlshamn Energi är en arbetsgivare som aktivt arbetar med hållbar samhällsutveckling, har långsiktiga investeringsperspektiv i alla frågor tillsammans med en mycket god personalpolitik och ett tydligt fokus på slutkund som genomsyrar hela verksamheten. Företaget har av Nyckeltalsinstitutet utsetts till Excellent Arbetsgivare både 2024 och 2025. Välkommen till oss! Dina arbetsuppgifter Som Dokument- och arkivsamordnare på Karlshamn Energi blir du en viktig stödfunktion till hela organisationen med ansvar för att säkerställa en strukturerad och korrekt hantering av företagets dokument och arkiv. Du kommer även att ha nära samarbete med företagets funktion för Informationssäkerhet. En central del av uppdraget är att omsätta lagar och regelverk till tydliga och praktiska arbetssätt som fungerar i vardagen. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter omfattar: * Samordna och säkerställa dokumenthantering, diarieföring och arkivering enligt gällande regelverk. Inkluderar hantering av allmänna handlingar. * Arbeta med och vidareutveckla företagets informationshanteringsplan. * Säkerställa en god struktur i företagets digitala och fysiska arkiv. * Stötta och vägleda chefer och medarbetare i frågor kring dokumenthantering och gällande rutiner. * Förvalta och utveckla företagets ledningssystem samt vara systemförvaltare för dokumenthanteringssystemet Docunote * Självständigt driva mindre förbättringsprojekt och även delta i interna utvecklingsprojekt. * Utföra viss ekonomiadministration såsom fakturahantering, enklare bokföring och systemadministration. Vi erbjuder dig en varierad tjänst i ett stabilt och samhällsviktigt företag där du får möjlighet att bidra med din kompetens och göra skillnad i det dagliga arbetet. Din profil Vi söker dig som har erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete med inriktning mot dokumenthantering, arkivering eller registratur. Vi ser att du har: * Gymnasieutbildning inom ekonomi, administration eller motsvarande kompetens. * Kompetens inom dokumenthantering, arkivering, registratur eller liknande arbetsuppgifter. Erfarenhet av dokument- och arkivhantering inom offentlig verksamhet är starkt meriterande. * God systemvana och lätt för att sätta dig in i nya digitala verktyg. * Mycket goda kunskaper i svenska och goda kunskaper i engelska, både i tal och skrift. * Grundläggande kunskaper inom ekonomiadministration, exempelvis fakturahantering och bokföring, är meriterande. Som person är du självständig, initiativrik och ansvarstagande med ett naturligt driv att ta tag i frågor och föra arbetet framåt. Du är noggrann och strukturerad, men också lösningsorienterad och pragmatisk med förmågan att hitta arbetssätt som uppfyller regelverken utan att skapa onödig administration. Du har en god kommunikativ förmåga och är trygg i att föra dialoger, ge vägledning och stå för dina bedömningar. Samtidigt är du lyhörd med lätt för att skapa förtroende och goda samarbeten. Övrig information * Placeringsort: Karlshamn * Start: Enligt överenskommelse * Organisation: Rapporterar till Ekonomichef * Varaktighet: Tillsvidareanställning, provanställning tillämpas * Arbetstid: Heltid, dagtid måndag–fredag. Möjlighet till deltid från 75 % om önskas. I denna rekrytering samarbetar Karlshamn Energi med Maxkompetens. Vid frågor kontakta Rekryteringskonsult Therese Hulte på 076-555 83 80 eller therese.hulte@maxkompetens.se. Ansökan tas emot via vår hemsida www.maxkompetens.se. Vi kommer arbeta med ett löpande urval under rekryteringsprocessen så skicka gärna din ansökan till oss snarast men med sista ansökningsdag 2/11 2026. Ansökningar via epost mottages ej pga GDPR. Om Maxkompetens På Maxkompetens matchar vi människor med möjligheter. Vi är en helhetspartner inom rekrytering, bemanning och HR-stöd. Sedan 2003 har vi hjälpt över 26 000 personer att ta nästa steg i arbetslivet – från första jobbet till nästa karriärkliv. Vi samarbetar årligen med 150st företag över hela Sverige, främst inom industri, Teknik & IT, Lager & Logistik Bygg & Fastighet samt Ekonomi & Finans. Vi är specialister på att hitta rätt kompetens och personlighet till rätt möjlighet. Maxkompetens har regionkontor i Stockholm, Växjö och Kristianstad och vi är ett auktoriserat rekrytering- och bemanningsföretag med kollektivavtal, försäkringar, friskvård och tjänstepension. Om kunden Karlshamn Energi skapar enkla, prisvärda och kundnära lösningar där tonvikten ligger på hållbarhet, lokala samarbeten och med ständigt fokus på utveckling och service. Söker du nya utmaningar och lockas av ett stabilt bolag som satsar på framtiden? På Karlshamn Energi arbetar vi efter ledstjärnorna nöjda kunder, rätt kvalitet, god ekonomi, bra miljö och arbetsmiljö. Vår verksamhet bedrivs inom fem olika affärsområden: Värme, Elnät, Bredband, Elhandel och Vatten. Karlshamn Energi är ett mycket stabilt och utvecklingsinriktat företag som omsätter ca 500 miljoner kronor per år och har drygt 100 anställda. Bolaget är certifierade enligt ISO 14001, ISO 9001 och ISO 45001. Läs mer om oss på www.karlshamnenergi.se