Administrativ assistent till Särskilt boende (SÄBO), Huddinge kommun

Värderar du närhet, att växa och skapa de bästa förutsättningarna för alla som bor och verkar i Huddinge kommun? Då erbjuder vi mängder av karriärmöjligheter i en välfungerande och växande kommun med både natur och storstadspuls runt hörnet. Hos oss känner du dig trygg, delaktig och stolt när vi med kraft gör skillnad, varje dag. I Huddinge kommun arbetar vi för att skapa ett hållbart samhälle, där natur, teknik och god service samspelar. Huddinge är en stor Stockholmskommun med cirka 6 400 medarbetare och fler än 110 000 invånare. Om du har skyddade personuppgifter ber vi dig att kontakta den kontaktpersonen som finns angiven i annonsen. Huddinge kommun arbetar för att vara en trygg, rättssäker och professionell verksamhet. Som en del av vår rekryteringsprocess kan vi därför komma att genomföra bakgrundskontroller och begära registerutdrag i slutskedet av vissa rekryteringar. Om du blir aktuell för detta får du tydlig information och möjlighet att lämna ditt samtycke innan kontrollen genomförs. Socialförvaltningen ansvarar för individ- och familjeomsorg, äldreomsorg och omsorg för personer med funktionsnedsättningar. Vi arbetar förebyggande med stöd, insatser och myndighetsutövning till barn, ungdomar, familjer, vuxna, äldre och personer med funktionsnedsättning. Vårt uppdrag är att öka individers förutsättningar att leva under så bra levnadsvillkor som möjligt samt att stärka individer till att leva ett självständigt liv. Vi är en socialtjänst som ligger i framkant i preventionsarbetet och i omställningsarbetet till en än mer lätt tillgänglig och kunskapsbaserad socialtjänst. 1 plats(er). Vill du vara en nyckelperson i arbetet med att säkerställa en effektiv och kvalitativ bemanning inom äldreomsorgen? Vi söker nu en strukturerad och serviceinriktad administrativ assistent som vill vara med och stödja våra verksamheter inom särskilt boende (SÄBO). Om tjänsten Som administrativ assistent ansvarar du för att planera och samordna bemanningen inom våra verksamheter. Du arbetar nära enhetschefer, medarbetare och andra funktioner för att säkerställa att verksamheten har rätt kompetens på plats utifrån brukarnas behov, gällande lagstiftning och ekonomiska ramar. Tjänsten innebär ett varierat arbete där du kombinerar operativ schemaplanering med administrativa uppgifter och ekonomisk uppföljning. Arbetsuppgifter Schemaplanering och bemanning i verksamhetssystemet. Daglig hantering av frånvaro, vakanser och ersättningsbemanning. Uppföljning av bemanningskostnader och analyser av personalkostnader. Stöd till chefer i frågor som rör bemanning, arbetstidsregler och schemaläggning. Säkerställa att bemanningen följer verksamhetens uppdrag och budgetramar. Framtagande av statistik, rapporter och underlag för uppföljning. Samordning och administrativt stöd vid möten. Föra minnesanteckningar, sammanställa mötesunderlag och dokumentation. Samverkan med verksamhetens olika professioner och stödfunktioner. Bidra till utveckling och förbättring av bemanningsprocesser. Om dig Vi söker dig som har: Gymnasieutbildning inom administration, ekonomi eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer som likvärdig. Minst 2 års dokumenterad erfarenhet av bemanningsplanering och schemaläggning. Mycket goda kunskaper i Heroma eller motsvarande schemaläggningssystem. Erfarenhet av att arbeta med bemanningsekonomi och personalkostnadsuppföljning. God administrativ förmåga och erfarenhet av dokumentation. Goda kunskaper i Microsoft Office, särskilt Excel. Det är meriterande om du har: Erfarenhet från äldreomsorg och särskilt boende (SÄBO). Kunskap om arbetstidslagen och kollektivavtal inom kommunal verksamhet. Erfarenhet av att ta fram statistik och analyser för verksamhetsstyrning. Personliga egenskaper För att lyckas i rollen ser vi att du: Är noggrann, strukturerad och lösningsorienterad. Har en god analytisk förmåga och ekonomisk förståelse. Trivs med att arbeta i ett högt tempo där förutsättningarna snabbt kan förändras. Har god samarbetsförmåga och ett professionellt bemötande. Kan arbeta självständigt, prioritera och fatta välgrundade beslut inom ditt ansvarsområde. Har mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift. Varför Huddinge? För att vi ska kunna utföra vårt uppdrag är du som medarbetare i Huddinge kommun det viktigaste vi har. Därför erbjuder vi en rad förmåner för ett hållbart arbetsliv och för att underlätta din vardag: https://www.huddinge.se/arbete-och-karriar/arbeta-i-huddinge-kommun/#Formaner (https://www.huddinge.se/arbete-och-karriar/arbeta-i-huddinge-kommun/#Formaner) Facklig kontaktperson För facklig kontaktperson för tjänsten se Facklig kontaktinformation (https://www.huddinge.se/arbete-och-karriar/ledigajobb/facklig-kontaktinformation/) Upplysningar Vid frågor om tjänsten, vänligen kontakta Danijela Vujkovic Lamic Enhetschef: danijela.vujkovic-lamic@huddinge.se (https://vismatalentsolutions.se/rekrytering/) För att vi ska kunna hantera alla ansökningar på bästa sätt ber vi dig att söka direkt via våra utannonserade tjänster. Vi tar inte emot spontana ansökningar via e-post. För denna tjänst behöver du kunna uppvisa ett giltigt utdrag ur belastningsregistret innan anställning kan påbörjas. Vi undanber oss alla erbjudanden om annonsering och rekryteringshjälp i samband med denna annons. Tjänsten tillsätts under förutsättning att erforderliga beslut fattas. Välkommen med din ansökan! Anställningsform: Tillsvidareanställning. Varaktighet: Tillsvidare.